– Στείλατε ένα email και πήρατε ως αυτόματη απάντηση ένα “εξωγήινο” email με θέμα Failed, ή Mail Delivery Failed κλπ;

– Σας κάλεσαν στο τηλέφωνο και σας είπαν έξαλλοι πως προσπαθούν να σας στείλουν ένα email αλλά λαμβάνουν αυτό το “εξωγήινο” email ως απάντηση;

Ήρθε η ώρα να μάθετε την αλήθεια και να δείτε τι ακριβώς συμβαίνει σε αυτές τις περιπτώσεις σε 4 μόλις βήματα.

Ακολουθήστε ακριβώς τις οδηγίες ώστε να εντοπίσετε άμεσα το πρόβλημα:

1. Χαλαρώστε. Πάρτε βαθιά ανάσα, πρόκειται για σύνηθες φαινόμενο, ειδικά σε εταιρικά email (δηλ. του τύπου [email protected] και όχι [email protected] [email protected])
2. Προσοχή στο email παραλήπτη. ΠΡΙΝ κάνετε οτιδήποτε άλλο, πρέπει οπωσδήποτε να ελέγξετε το ότι γράφετε σωστά το email που θα στείλετε. Το ίδιο πρέπει να προσέξει και αυτός που στέλνει ΠΡΟΣ το δικό σας email – ότι δηλαδή πληκτρολογεί σωστά το δικό σας email. Αν είναι όλα σωστά τα email, ελεγμένα γράμμα προς γράμμα, προχωράτε στο επόμενο βήμα.
3. Λύστε προσωρινά και άμεσα την ανάγκη της εκάστοτε αποστολής χρησιμοποιώντας ένα άλλο δικό σας ΜΗ εταιρικό email, σε αυτόν που θέλει να σας στείλει κάτι εκείνη τη στιγμή. Πχ. δώστε το gmail σας. Ή αν εσείς θέλετε να στείλετε κάτι, χρησιμοποιήστε το εφεδρικό προσωπικό σας gmail (ή hotmail, yahoo κοκ).
4. Η λύση του προβλήματος βρίσκεται μέσα στο email με το σφάλμα που επιστρέφει. α) Σε περίπτωση που εσείς δεν μπορείτε να παραλάβετε: αν το σφάλμα επιστρέφει στον αποστολέα που είναι το άλλο πρόσωπο, πρέπει αυτός άμεσα να σας το προωθήσει το email με το σφάλμα αυτό. Και συγκεκριμένα να το προωθήσει στο gmail σας (ή hotmail, yahoo κοκ). β) Σε περίπτωση που εσείς δεν μπορείτε να στείλετε: τότε δεν μένει παρά να ανοίξετε το email αυτό που σας επιστρέφει το σφάλμα και να πάτε απλά διαβάσετε το σημείο εκείνο ακριβώς που υπάρχει το πρόβλημα. Εκεί βρίσκεται η λύση του προβλήματος.

– Ποιος από τους δυο μας έχει το πρόβλημα με τα email του;

Το πρόβλημα, στις 9/10 περιπτώσεις ΔΕΝ το έχει αυτός που λαμβάνει το σφάλμα. Και αυτό συμβαίνει γιατί, το σφάλμα σχεδόν πάντα περιγράφει το πρόβλημα του παραλήπτη. Και συγκεκριμένα είναι σφάλμα – αναφορά από τον server του. Δηλαδή ο server του παραλήπτη, εκείνη την ώρα αντιμετωπίζει ένα προσωρινό πρόβλημα και δεν μπορεί να δεχθεί το email σας.

– Πώς βρίσκω την πρόταση με το σφάλμα;

Αυτή βρίσκεται στην αρχή του μηνύματος, αλλά όχι πάνω πάνω. Είναι διαχωρισμένη από το κυρίως σώμα και έχει την μορφή του τύπου για παράδειγμα:

User [email protected] mail quota exceeded.

Ή

Mailbox [email protected] unavailable.

– Τι κάνω μόλις εντοπίσω το σφάλμα;

Ανάλογα το σφάλμα, προχωράτε και στην επίλυση. Για αυτό, είναι υπεύθυνος ένας τεχνικός από την εταιρεία που φιλοξενεί τα email σας. Αυτός θα διακρίνει καταρχάς αν είναι σφάλμα του server ή τοπικό πρόβλημα στον υπολογιστή σας ή το δίκτυο της εταιρείας σας.

Αν ο τεχνικός διαπιστώσει ότι είναι πρόβλημα τοπικό, τότε χρειάζεστε έναν τεχνικό δικτύου/υπολογιστών.

Αν χρειάζεστε ολοκληρωμένη τεχνική υποστήριξη στα εταιρικά σας email, ζητήστε έναν επαγγελματικό email server.