Ακόμα και ο πιο αγαπητός άνθρωπος που κυκλοφορεί ανάμεσά σας και με τους καλύτερους τρόπους συμπεριφοράς, μπορεί σε ένα email που στέλνει να είναι ο πιο εκνευριστικός τύπος…

Συντάσσοντας ένα email ακριβώς με τον ίδιο τρόπο που θα εκφραζόσουν αν είχες τον παραλήπτη απέναντί σου, είναι απλά… τέχνη!

Κατά τη διάρκεια μιας συζήτησης, χαμηλώνεις τον τόνο της φωνής σου, αλλάζεις την έκφραση του προσώπου σου, χρησιμοποιείς χειρονομίες ή στάση σώματος, ώστε να ταιριάζουν με το κλίμα της συζήτησης. Αυτό γίνεται, επειδή οι άνθρωποι τείνουν να ανταποκρίνονται πολύ καλύτερα στο πώς, δηλαδή με τι τρόπο λες κάτι, από το τι πραγματικά τους λες. Έτσι λοιπόν, στέλνοντας ένα email, δώσε βάση στα εξής:

1. Το ψυχαναγκαστικό “Cc” και η “Απάντηση σε όλους”

Το Cc ( Carbon Copy ) που χρησιμοποιείται για να στείλεις αντίτυπα του email και σε άλλους χρήστες, είναι ενοχλητικό σε μια συζήτηση μέσω email. Ίσως και το “πιο ενοχλητικό”, αλλά αυτός ο τίτλος απονέμεται δικαίως, στο “Απάντηση σε όλους” … Αν κάποιος στέλνει ένα email σε εσένα και άλλους δέκα, πιστεύεις πραγματικά ότι κάθε ένας που συμμετέχει στη συζήτηση, θέλει να λάβει και ένα μήνυμα από εσένα που θα λες … “ευχαριστώ” ;

Η ερώτηση λοιπόν που πρέπει να θέσεις στον εαυτό σου, έχει ως εξής: “Είναι απαραίτητο να συμμετέχει ο τάδε στη συζήτηση?”. Μη σπαταλάς το χρόνο του άδικα με ένα email που δεν τον αφορά, ενώ για “Απάντηση σε όλους”, μην το σκεφτείς καν!

Αν θέλεις να αναφέρεις στη συζήτηση κάτι που θεωρείς σημαντικό, είναι καλύτερα να το στείλεις ιδιωτικά στον αρχικό αποστολέα και άφησε αυτόν να αποφασίσει αν είναι απαραίτητο να το μάθουν και οι υπόλοιποι.

2. Η υπερβολικά σύντομη απάντηση

Πολύ συχνά, υπάρχει μια ανισορροπία ανάμεσα στο αρχικό email και στην απάντηση του παραλήπτη. Όταν δηλαδή κάποιος σου στέλνει μία ολόκληρη παράγραφο αναφέροντάς σου σημαντικά πράγματα, προσδοκεί να λάβει από εσένα μία προσεκτική και περιεκτική απάντηση. Απαντώντας με ένα απλό “το έλαβα” ή “Οk” και χωρίς ο παραλήπτης να γνωρίζει το ύφος ή έστω τις προθέσεις σου, απαντήσεις σαν αυτές εκλαμβάνονται ως απαθείς, αλλά το χειρότερο; ως σαρκαστικές! πράγμα που λογικά δεν έχεις σκοπό και είναι άδικο να αφήνεις να πιστεύεται κάτι τέτοιο για εσένα.

Έτσι, για να αποφευχθούν τέτοιου είδους παρανοήσεις, είναι καλό να προσπαθείς να μοιράζεσαι την πρόθεσή σου. Ακόμα και μία απάντηση όπως “είμαι αρκετά απασχολημένος αυτή τη στιγμή, θα το διαβάσω όμως σίγουρα μέσα στην εβδομάδα και θα σας απαντήσω” , είναι πολύ προτιμότερη από ένα  … “το έλαβα” ή ένα “Οk”.

Μέσα από ένα απλό email, ο παραλήπτης ψάχνει να καταλάβει σε κάθε λέξη που πληκτρολογείς, τον τόνο της φωνής σου ή τη διάθεσή σου.

3. Επισήμανση “επείγον” στη γραμμή του θέματος

Τα θέματα που τονίζονται ως “επείγοντα” , λειτουργούν αντιδραστικά για τον παραλήπτη. Αν είναι κάτι τόσο επείγον, κάνε ένα τηλεφώνημα άμεσα. Ακόμα όμως και στην περίπτωση που όντως είναι επείγων το email σου, που σπάνια συμβαίνει κάτι τέτοιο, μία τέτοιου είδους επισήμανση στη γραμμή του θέματος είναι περιττή.

Η λύση για να αποφύγεις όλη αυτή την παρεξήγηση, έχει δύο πτυχές.

• Πρώτον, εάν ο μοναδικός τρόπος αντιμετώπισης του επείγοντος είναι μέσω email, τότε θα το διαχειριστείς καταλλήλως.
• Δεύτερον όμως, εφόσον δεν ισχύει το πρώτο, χρησιμοποίησε απλά έναν “ισχυρό” τίτλο στη γραμμή θέματος. Έτσι κι αλλιώς οι άνθρωποι τσεκάρουν συχνά τα email τους και όταν εντοπίσουν τον “ισχυρό” τίτλο σου, που θα περιλαμβάνεται η έννοια του επείγοντος χωρίς απελπισία, τότε θα λάβεις σίγουρα την πολυπόθητη απάντηση.

4. Απέφυγε την αρνητικότητα

Το να στέλνεις email σε άλλους και να επισημαίνεις συνεχώς τι κάνουν λάθος ή τι δεν πρέπει να κάνουν, έχει βαρύ τίμημα. Ακόμα και αν πρόκειται για εποικοδομητική κριτική, πρέπει να αποφεύγεις την αρνητικότητα. Δεδομένου ότι οι άνθρωποι δεν είναι σε θέση να ακούσουν τον τόνο της φωνής σου από ένα email, διαβάζοντας αυτά που τους γράφεις και με το ύφος που τα γράφεις, βγάζουν ένα δικό τους συμπέρασμα συνήθως αρνητικό, που μεγαλώνει περισσότερο μέσω ενός απρόσωπου μηνύματος.

Όταν πιάνεις τον εαυτό σου να χρησιμοποιεί αρνητικές λέξεις, δοκίμασε να τις αντικαταστήσεις με μερικές θετικές, μετατρέποντας έτσι ολόκληρο το ύφος του μηνύματος.

5. Πάνω απ’ όλα, Άνθρωπος

Θεωρείς ότι με το να στείλεις ένα email θα ξεμπερδέψεις γρήγορα. Μην το παρακάνεις όμως. Θα έμπαινες ποτέ στο γραφείο κάποιου να του αναθέσεις μια δουλειά, χωρίς καν να τον χαιρετήσεις; Μόνο ένα δευτερόλεπτο θα σου κοστίσει, να “χαιρετήσεις” το πρόσωπο που του γράφεις το μήνυμα και πανω απ’ όλα να είσαι ευγενικός. Μάθε πώς να γράφεις σωστά ένα email.

Συμπεριφέρσου ανθρώπινα, προσδίδοντας έτσι ένα κλίμα σεβασμού.

πηγή: entrepreneur.com